Soutenir sa thèse

La préparation de la soutenance de thèse est régie par l’article 19 de l’arrêté ministériel des Études Doctorales.

NEW: Le serment doctoral d’intégrité scientifique

Depuis janvier 2023, en vertu de l’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre réglementaire national des Études Doctorales modifié par décret du 26 Aout 2022, les candidats admis au Doctorat, doivent, à l’issue de leur soutenance, prêter Le Serment Doctoral d’Intégrité Scientifique en présence de leurs pairs. Les modalités sont précisées ci-dessous.

Préparation de la soutenance

Il vous est conseillé de démarrer la préparation de votre soutenance de 5 a 6 mois avant la date effective de soutenance. Il convient d’abord de prévoir un délai de 3 mois entre la remise la version finale de votre thèse à votre directeur de thèse et la demande de soutenance sur ADUM. En effet un délai suffisant est nécessaire pour contacter les membres du jury et vérifier leur disponibilité pour fixer une date prévisionnelle de soutenance.

Une fois le jury et la date prévisionnelle choisis, il faut engager la procédure de demande de soutenance sur ADUM qui requiert un délai strict d’au moins 2 mois avant la date effective de soutenance (ce délai strict passe à 3 mois pour les candidats qui doivent se réinscrire pour soutenance).

La demande de soutenance requiert le dépôt électronique de votre thèse via ADUM (voir la procédure ci-contre). Sans ce dépôt la demande de validation de la composition du jury de soutenance et de la date de soutenance prévisionnelle ne peut pas être enclenchée.

NOTE: Le manuscrit final de la thèse déposé sur ADUM doit respecter les consignes présentées ci contre pour la page de couverture (Un modèle est également disponible au téléchargement).

Désignation du jury

Voir les recommandations du RNCD adoptées par le Collège des Etudes Doctorales de Université Côte d’Azur

• Le nombre des membres du jury est compris entre 4 et 8.
• Au moins par moitié de personnalités françaises ou étrangères extérieures à l’École Doctorale et à l’Établissement d’inscription du candidat.
• Et au moins par moitié de professeurs ou personnels assimilés (rang A) au sens de l’article 6 du décret n°92-70 relatif au Conseil national des universités, ou d’enseignants de rang équivalent qui ne relèvent pas du ministère chargé de l’enseignement supérieur (dit simplement : ne sont comptés dans cette catégorie que les professeurs et assimilés en exercice ; noter que les Professeurs Emerites et les MCF HDR ne font pas partie des personnels pouvant compter pour la moitié de rang A, conformément aux règles en vigueur a UCA. Il n’y a aucune contrainte pour les autres membres qui peuvent être des professeurs émérites ou retraités, des MCF HDR retraités, des MCF non HDR en activité ou des personnes qui n’ont pas de titre universitaire mais dont les compétences peuvent intéresser le jury. Dans le cas où le membre n’est pas titulaire d’un doctorat, on préférera le statut de membre invité (Un membre invité figure sur la page de garde du manuscrit, siège lors de la soutenance, mais n’est pas considéré comme officiellement membre du jury et par conséquent il ne signe aucun document relatif à la soutenance).
• Sa composition doit permettre une représentation équilibrée des femmes et des hommes. Tolérance : 3 vs 1, 4 vs 2, au-delà, une dérogation doit-être demandée au directeur de l’ED dans le cas d’une parité non respectée.
• Les membres du jury choisissent parmi eux un président (obligatoirement un professeur ou assimilé de rang équivalent) qui sera en charge de rédiger un rapport de soutenance. Un professeur Emerite ou un MCF HDR ne peut pas présider un jury de soutenance. Le président ne peut pas participer à la soutenance en distanciel.
• Le directeur de thèse (ou les directeurs de thèse) participe au jury. Il assiste à la discussion et sa participation demeure précieuse pour la bonne compréhension des travaux qu’il a encadrés. Il peut, le cas échéant, éclairer les débats menant à la décision. Il n’a donc pas vocation à mener les débats et, s’il assiste à la délibération, ne prend pas part à la décision finale. Le directeur de thèse est pris en compte dans les ratios qui peuvent être considérés au sein du collège doctoral pour les membres internes ou externes à l’établissement de rattachement. Le directeur de thèse figure donc sur la liste des membres du jury, y compris pour le dépôt légal des thèses.
• Des dispositions particulières à la composition des jurys peuvent être apportées par les conventions de co-tutelle internationale, se référer à la convention.

RAPPEL concernant le choix des rapporteurs :

Les travaux du candidat sont préalablement examinés par deux rapporteurs désignés par le chef d’établissement, habilités à diriger des recherches ou appartenant à l’une des catégories visées à l’art. 18 ci-dessous.

Art. 18 :

• Professeurs et assimilés au sens des dispositions relatives à la désignation des membres du Conseil national des universités ou par des enseignants de rang équivalent qui ne dépendent pas du ministère de l’éducation nationale ;
• personnels des établissements d’enseignement supérieur, des organismes publics de recherche et des fondations de recherche, habilités à diriger des recherches ;
• autres personnalités, titulaires d’un doctorat, choisies en raison de leur compétence scientifique par le chef d’établissement, sur proposition du directeur de l’école doctorale et après avis du conseil scientifique de l’établissement : joindre une lettre justifiant le recours a cette personnalité et le CV et publications à la demande.

Procédure de soutenance

La procédure de soutenance est dématérialisée via la plateforme ADUM.

Elle doit être strictement engagée 8 semaines (à minima) avant la date de soutenance (Ce délai suppose que l’inscription ait été faite au préalable et que les 90 heures au minimum de formations aient bien été validées).

Attention : pour les étudiants qui doivent se réinscrire pour soutenance, ce délai minimum de 2 mois court après que la demande de réinscription ait été instruite et finalisée (compter environ 1 mois de plus pour la phase de réinscription)

Le doctorant doit se connecter sur la plateforme ADUM puis, dans son espace personnel, il doit cliquer sur le lien « Je souhaite effectuer ma demande de soutenance ».

1. Dans un premier temps, le doctorant renseigne la date, l’heure, le lieu, la désignation des rapporteurs et du jury concernant sa soutenance, puis l’enregistre.
2. Ensuite, le doctorant dépose le manuscrit de sa thèse sur ADUM qui sera automatiquement envoyé par e-mail aux rapporteurs désignés ainsi qu’à la bibliothèque universitaire qui vérifiera la conformité du dépôt électronique.
3. À réception de l’e-mail, les rapporteurs disposent de 6 semaines maximum pour établir leur rapport et le déposer sur ADUM, au plus tard 14 jours avant la date de la soutenance, sous peine d’annulation de celle-ci. Le doctorant accède alors aux rapports des rapporteurs dans son espace personnel ADUM.
4. La demande de soutenance sera automatiquement envoyée au directeur de thèse qui vérifiera et validera le jury, puis à la direction de l’ED et à l’établissement.

Il est important que les informations données sur ce formulaire soient complètes et justes car elles ne pourront être modifiées à posteriori. En effet, ces informations seront automatiquement reportées sur l’arrêté signé par le président qui autorise la soutenance. De même, le titre de la thèse doit correspondre mot pour mot à celui du manuscrit.

Vous trouverez le tuto pour déclarer votre soutenance sur ADUM dans l’espace téléchargement ci-contre.

Quelques jours avant la soutenance

Dans le cas où les rapports sont favorables et le dépôt électronique conforme, le directeur de l’ED et la présidence de l’université se prononcent sur l’autorisation de soutenance.

Le doctorant et le directeur de thèse trouveront sur leur espace personnel ADUM, Les documents de soutenance à l’attention du jury :

• L’autorisation de soutenance
• Le procès-verbal de soutenance de thèse,
• Le rapport de soutenance.
• L’avis du jury sur l’archivage et la diffusion de la thèse soutenue
• Une note à l’attention du jury
• Le mode d’emploi de l’avis du jury sur l’archivage et la diffusion de la thèse soutenue
• Le formulaire de proposition ou de non-proposition au prix de thèse de l’ED (attention ce document est séparé des autres documents de soutenance)

Le doctorant ou le directeur de thèse doivent imprimer l’ensemble de ces documents en vue de la soutenance (1 exemplaire).
Les documents ci-dessous seront uniquement dans l’espace personnel ADUM du doctorant.

Dans l’encadré « Soutenance » :

• Affichette : Avis de soutenance
• Procédure exceptionnelle pour les soutenances de thèse
• Convention de diffusion d’une thèse sur internet

Le doctorant peut imprimer l’avis de soutenance en pdf et l’utiliser pour communiquer sur l’annonce de sa soutenance via différents canaux à sa meilleure convenance.

Dans l’encadré « Mon profil » :

• Les rapports des rapporteurs (un exemplaire de chacun des rapports est envoyé par e-mail à tous les membres du jury),

Dans l’encadré « Fiches pratiques » :

• Les textes de référence.

Modalités de Soutenance et délibération

Le jour de la soutenance :

• Les membres du jury signent le procès-verbal de soutenance (PV), à l’exception du des directeur(s) de thèse et des membres invités. Le PV de soutenance indiquera si le doctorant est admis. Aucune mention ne peut être ajouté a ce diplôme conformément à l’arrêté des études doctorales.
• Après que le président ait annoncé le résultat de l’admission au doctorat, il invite le nouveau Docteur à prononcer le Serment Doctoral d’intégrité Scientifique en français ou en anglais si cette langue a été autorisé pour la soutenance.
• Le président (ou un autre membre du jury désigné lors de la soutenance comme rapporteur de soutenance qui ne peut pas être encadrant de la thèse) rédige en français (ou en anglais si cette langue a été autorisée pour la soutenance) le rapport de soutenance qui doit être signé par tous les membres du jury ainsi que par le directeur de thèse. Lorsque le rapport de soutenance fait état de la délibération, il doit figurer que cette décision a été prise par les membres du jury hors directeur(s) de thèse. Il doit également figurer sur le rapport de soutenance que le Docteur a prêté serment.
• Le président du jury complète, signe et note son nom sur l’avis du jury pour la reproduction de la thèse ; voir mode d’emploi avis du jury.

À l’issue de la délibération, le président du jury fait parvenir au secrétariat de l’ED :

• Le procès-verbal de soutenance.
• L’avis du jury pour la reproduction de la thèse.
• le formulaire de proposition ou de non-proposition au prix de thèse de l’ED

Après la soutenance

• Le président doit remettre le rapport de soutenance au secrétariat de l’ED si possible dans les quinze jours et au plus dans le mois suivant la soutenance par email à ed-despeg@univ-cotedazur.fr
• Si le jury demande que le manuscrit soit modifié, le doctorant a un délai de 3 mois pour effectuer ces modifications et le déposer dans son espace personnel ADUM.
• Le doctorant pourra obtenir une attestation de diplôme, sur demande auprès de l’ED, au moins une semaine après que le secrétariat a récupéré les documents originaux de la soutenance.
• La demande du diplôme final se fait auprès de la scolarité et non auprès de l’ED, l’année suivante de celle de la soutenance.

Cas particuliers

• Soutenance en langue étrangère : demande d’autorisation écrite par le doctorant avec accord du directeur de thèse et soumission à la Direction de l’École Doctorale.
• Sujet de thèse nécessitant une soutenance à huis clos : demande d’autorisation écrite du directeur de thèse à la Direction de l’École Doctorale.
• Soutenance à l’extérieur de l’Université : autorisation écrite, avec justificatif, à solliciter par le directeur de thèse auprès de la Direction de l’ED.
• Doctorat Européen : Il s’agit d’un label décerné par Université Côte d’Azur en sus du Doctorat lorsque les 4 conditions suivantes sont remplies :
  • 1) L’autorisation de soutenance est accordée au vu de rapports rédigés par au moins deux professeurs appartenant à deux établissements d’Enseignement Supérieur de deux États membres de la Communauté Européenne autres que celui dans lequel le doctorat est soutenu.
  • 2) Un membre au moins du jury doit appartenir à un établissement d’Enseignement Supérieur d’un État membre de la Communauté autre que celui dans lequel le doctorat est soutenu.
  • 3) Une partie de la soutenance doit être effectuée dans une langue de la Communauté autre que la (ou les) langue(s) nationale(s) du pays où est soutenu le doctorat.
  • 4) Ce doctorat devra avoir été préparé, en partie, lors d’un séjour d’au moins un trimestre dans un autre pays membre de la Communauté (justificatif obligatoire).
  • Pour obtenir le label doctorat européen, vous devez contacter le secrétariat de l’École Doctorale, avant ou juste à l’issue de la soutenance, en justifiant du respect des 4 conditions.

Les réinscriptions dérogatoires pour les doctorants financés et non financés obéissent aux règles de l’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat.

MAISON DES ETUDES DOCTORALES.
DIRECTIONS ET CODIRECTIONS DE THESE
DUREE DES THESES DE DOCTORAT
Propositions du collège des études doctorales
Conseil Académique du 13 janvier 2022
Extrait :
Des réinscriptions peuvent intervenir pour soutenance, avec l’accord du directeur de l’Unité de recherche et du directeur de thèse, à la condition que la durée comprise entre la première inscription et la soutenance n’excède pas dix ans.

Pour celles dont la première inscription a été faite il y a plus de 10 ans à ce jour ( le 13/01/2022) il est proposé de déroger à cette règle pour une durée maximale de 2 ans soit jusqu’au 13.01.24 pour toute réinscription pour soutenance.

• Dans les autres cas, les règles rentreront en vigueur le 1er mars 2022

Modalités d’inscription pour soutenance ( après l’abandon de thèse)

Vous pouvez soutenir votre thèse même après l’avoir abandonné ( non réinscription) à condition de ne pas dépasser 10 ans entre la première inscription en thèse et la date d’autorisation d’inscription. Votre dossier doit être déposé via ADUM au moins 3 mois avant la date d’expiration du délais de 10 ans ( exemple : Votre première inscription en thèse a été faite le 1 septembre 2020, le dossier ADUM doit être déposé au plus tard le 31 mai 2030).

Pour cela il faut déposer sur votre compte ADUM les documents suivants:

1. Une lettre de motivation expliquant votre situation et l’abandon de thèse
2. Le formulaire de désignation des membres du jury signé par votre directeur de thèse
3. Manuscrit de la thèse